文员的主要职责涵盖行政支持、文件管理、沟通协调等多个方面，具体可分为以下核心任务：

一、行政事务管理

日常接待与沟通

- 接听电话、记录留言、转接内部及外部来电；

- 负责来访客人的登记、接待与引导；

- 协助安排会议，包括会议室布置、资料准备等。

文件与资料管理

- 收发、登记、归档公司文件、合同、报表等；

- 负责文件校对，确保格式规范、文字准确；

- 建立文件索引系统，便于内部查询。

办公环境维护

- 管理办公用品库存，采购与分发；

- 维护办公设备（如复印机、投影仪）及公共区域卫生；

- 确保办公室安全，包括防火、防盗措施。

二、人事与财务支持

考勤与薪资核算

- 记录员工考勤、统计工时，为薪资核算提供依据；

- 办理员工入职/离职手续，更新花名册、通讯录。

数据统计与分析

- 跟踪项目费用、工时，编制K3报表及分析报告；

- 协助销售部门进行销售提成核算、应收账款管理。

三、沟通与协调

内部协作

- 传递上级指示，协调部门间工作；

- 参与跨部门项目，如促销活动策划、商务谈判。

外部联络

- 接收外部来函，进行登记、报送及回复；

- 维护客户关系，协助销售团队跟进订单。

四、其他职责

临时任务处理：

根据领导安排完成突发性工作；

制度完善：发现管理漏洞时提出改进建议并起草方案。

注意事项：文员职责因企业类型（如行政、销售、人事等）存在差异，部分岗位可能涉及更多专项任务（如财务核算、项目管理等）。实际工作中需结合具体岗位说明书执行。