公司电脑文件管理需要通过制度规范和操作规范两个层面进行管理，具体可分为以下要点：

一、制度规范

文件存储与备份

除财务部特殊资料外，其他部门文件应存储在本地电脑，重要文件需加密码保护，禁止存放在桌面或通过其他渠道外传。

网络部需定期对所有文件进行备份存档，确保数据安全。

文件分类与权限管理

按文件类型（如文档、合同、财务资料等）建立分类目录，同类文件存储在同一目录下。

设定不同文件夹的访问权限，敏感文件仅限授权人员查看。

文件生命周期管理

建立文件发放登记表，记录文件名称、发放时间、部门及收件人信息。

定期清理过期或冗余文件，保持文件库整洁。

二、操作规范

高效整理与命名规范

使用清晰的文件夹结构，如按项目或部门划分目录。

文件名应包含日期、版本号或关键词，便于快速检索（例如“2023年项目策划案_初稿.docx”）。

标签与搜索优化

为重要文件添加“重要”等标签，或利用文件属性备注关键信息。

熟练使用操作系统搜索功能，通过关键词快速定位文件。

定期维护与审计

每周或每月整理文件，归类归档不需要的文件，确保文件夹内文件数量控制在50个以内。

年底对所有文件进行分类装订，重要文件单独保管。

三、安全与意识

保密管理

全体员工需遵守保密制度，未经授权不得泄露敏感信息。

建立文件借阅登记制度，借阅重要文件需审批并记录归还情况。

权限控制

重要文件仅限指定人员访问，普通员工仅能访问其工作所需的文件。

定期审查用户权限，确保权限与职责匹配。

通过以上制度与规范的结合，可有效提升文件管理的规范性和安全性，保障公司信息资产。