迎接外宾及迎宾的准备和接待工作可以分为以下几个步骤：

了解来宾信息

事先了解来宾的基本信息，如姓名、性别、年龄、籍贯、民族、单位、职务、职称、学历、学位、专业、专长、偏好、著述、知名度等。

了解来宾的婚姻、健康状况、政治倾向与宗教信仰等。

掌握来宾的人数，包括主宾和其他人员的配偶，来宾中是否有夫妇等。

安排迎接人员

根据来宾的身份和职务安排相应级别的人员前去迎接。

若因某种原因相应身份的主人不能前往，应礼貌地向客人解释。

提前到达迎接地点

主人应提前到达车站或机场，恭候客人的到来，决不能迟到。

迎接时的礼仪

见到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”或“欢迎您来到我们公司”等。

自我介绍，并交换名片，注意送名片的礼仪。

安排交通工具和住宿

提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备。

提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间。

介绍住处服务和设施

向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。

迎宾仪式

在有约在先的情况下，由主人一方出动专人，前往来访者知晓的某一处所，恭候对方的到来。

迎宾仪式包括宾主双方热情见面、向来宾献花、宾主双方其他人员见面、主人陪同来宾与欢迎队伍见面等。

注意仪容仪表

保持清爽的仪容仪表，增强自信，也是对客人的尊重。重要接待一般需着正装，注意发型得体、面容精神、勤剪指甲、皮鞋干净。

掌握交流分寸

在与人交流时，建议采用规范、清晰、简洁的通用语言，避免使用方言。

握手时遵从“尊者决定”原则，温热有力的“掌握”远比冰冷应付的“指握”效果好得多。

安排适当的活动

客人抵达住处后，不要马上安排活动，要给对方留下一定的时间，然后再安排活动。

通过以上步骤，可以确保外宾的迎接和接待工作顺利进行，展现出东道主的热情和尊重。